摘 要：文章以Z公司为例，研究了商旅平台在国有企业差旅管理中的应用效果。商旅平台上线前，Z公司的差旅管理存在诸多问题；上线后，效率显著提升，但仍需改进。研究认为，商旅平台应用前景广阔，国有企业应积极引入，优化差旅管理，推动国有企业差旅管理的数字化和智能化进程。
关键词：商旅平台；差旅管理；国有企业；数字化
随着数字化的快速发展，企业业务不断拓展，差旅管理已成为企业运营中不可或缺的一部分。对于国有企业而言，其差旅管理涉及面广、费用高昂，如何有效管控差旅成本、提高管理效率，一直是企业关注的焦点。智慧商旅平台是一种集成了差旅申请、预订、报销和管理等功能的系统，旨在帮助企业高效、便捷地安排和管理差旅行程。通过商旅平台，用户可以实现机票、酒店、打车等服务的在线预订，以及差旅费用的自动报销和审批管理，极大地提高了差旅管理的效率和准确性。商旅平台的建设和运行，可以对企业差旅费用、供应服务资源、员工出行行为等方面进行多维度、多视角、多层次的洞察分析。商旅平台的出现，为国有企业提供了全新的差旅管理模式，显著提升了差旅管理的效率和效果。本文以Z公司为例，对商旅平台在国有企业差旅管理中的应用效果进行评价研究，旨在为国有企业差旅管理提供参考和借鉴。
一、商旅平台上线前Z公司的差旅费管控现状
Z公司作为一家国有控股上市公司，在全国各地设有40多家分公司，差旅费较多。在商旅平台上线前，Z公司的差旅费管控存在诸多问题，主要体现在以下几个方面。
（一）差旅服务采购效率低
在传统的差旅费管理模式下，员工需要提交出差申请，经部门领导签字审批后，自行垫资购买差旅服务。员工需通过公司OA系统查找费用管理办法，筛选符合公司差旅标准规定的交通和住宿，但难以快速定位符合标准的服务。事后开票要求严格，Z公司规定能开具增值税专用发票的项目，必须开具增值税专用发票。部分酒店无法开具此类发票，员工就得反复与酒店沟通；若酒店确实无法开具，员工需撰写情况说明，并经领导签字后，方可报销。要是发票开具有误，员工还得更换发票，这无疑耽误了时间。此外，员工除了获取发票，还需收集大量证明附件，诸如刷卡单、行程单、订单、酒店水单等。
（二）费用报销效率低
在商旅平台上线前，Z公司差旅报销流程极为繁琐。员工需填写纸质报销单，粘贴大量纸质单据。若财务部与员工办公地点不同，还得将单据邮寄至当地财务部，且要历经多级审批。因差旅费单据退单率较高，尤其金额大、行程复杂的差旅费，员工很难一次填报正确，需多次修改、反复提交和邮寄单据，这既降低报销效率，又增加邮寄费用，还易导致单据在邮寄中遗漏。同时，冗长的审批流程使员工需长时间垫资，承受较大经济压力。员工对报销流程抱怨不断，认为繁琐、审批时间长、垫资压力大。这些问题严重影响员工工作积极性，降低企业差旅管理满意度，让差旅管理工作变得棘手。
（三）费用管控程度低
由于出差申请的预算不与系统内预算挂钩，员工填写差旅费预算时过于随意，没有根据实际的业务需求填写，且在报销审核时对这一块并不严格，导致实际消费与个人出差预算相差较大。另外，由于出差行程的不透明和缺乏监督，财务人员在稽核报销单时，无法了解员工出差的真实情况，无法确定行程、住宿等是否真实发生，容易出现夸大支出、虚开发票、虚假报销套取现金和恶意领取补助的情况，增加了被审计时的风险和税务风险。
（四）数据挖掘价值低
传统差旅费报销管控中，差旅费用明细未细分，统一计入“差旅费”科目。数据存储形式多样，有纸质票据、电子表格及不同系统的数据片段，格式不统一，整合困难，且缺乏有效手段实时监控、分析费用的详细支出，仅停留在费用总额、出差次数等表面统计。缺乏对数据的深入分析和挖掘，如费用与业务绩效的关系、员工出差行为与偏好的深层次原因等，这使得数据挖掘的价值有限，公司难以制定合理的差旅预算计划，也不利于费用管控优化。
二、商旅平台的建造
为了解决传统差旅费用管控存在的问题，并且在省国资委对于国有企业数字化转型的背景下，Z公司计划建造商旅平台。商旅平台的建造模式可以根据企业的实际需求、技术能力和资金状况等多种因素灵活选择。表1是一些常见的商旅平台建造模式。
| 类型 | 第三方SaaS平台模式 | 合作建设模式 | 企业自建模式 |
| 概述 | 企业将商旅管理系统部署在云端，通过采买第三方SaaS平台服务，按照使用时间或功能付费，即可享受机票预订、酒店住宿、用车服务等商旅一站式服务 | 企业具备一定技术能力，但缺乏独立建设商旅平台经验，或对数据安全有一定要求时，可以选择与第三方商旅技术服务提供商合作建设商旅平台 | 企业具备强大的技术实力和资金状况，希望整合自有供应资源，实现商旅一站式全流程服务时，可以选择自建商旅平台 |
| 特点 | 无须企业自建系统和维护，快速部署，成本低廉，适合中小企业或初创企业。SaaS平台负责系统的升级和维护，确保系统的稳定性和安全性 | 双方共同投入资源，根据企业的实际需求定制开发平台功能，确保平台既满足企业的业务需求，又具备一定的灵活性和可扩展性 | 平台完全由企业自主设计、开发和维护，具备高度的灵活性和可扩展性。企业可以根据自身业务需求，不断优化和升级平台功能，确保平台始终与业务发展保持同步 |
| 实例 | 员工在企业系统提交出差申请单审批完成后，通过企业门户单点登录访问SaaS平台进行相关商旅产品预订出行。行程结束后在企业财务系统关联商旅订单进行报销 | 员工通过企业门户单点登录访问合作建设的商旅平台，提交出差申请并审批完成后，进行商旅产品预订出行。行程结束后，在商旅平台发起报销提交送审后，推送至企业财务系统完成后续审批以及凭证入账流程 | 员工登录企业自建商旅平台，完成差前申请、单据审批、预算管控，差中产品预订、差标管控，差后报销、对公付款等全业务、全场景、一站式流程操作 |
Z公司属于大型国企，有一定技术能力，有自己的OA办公系统，但是缺乏独自建设商旅平台的经验。作为国企，Z公司受监管较为严格，如果打造商旅平台，应当以稳健、合规为主。经过多次调研以及综合考量，Z公司选择了合作建设模式，通过招投标方式引进第三方商旅技术服务平台，共同打造了符合Z公司合规性要求和行业特性的商旅平台。
三、商旅平台上线后差旅费管理应用效果
在Z公司建设商旅平台后，对差旅费管理进行了全面的改革和优化。商旅平台的上线，显著提升了差旅管理的效率和效果，具体表现在以下几个方面。
（一）出差效率提升
员工借助公司OA系统线上提交出差申请，待部门领导审批通过，即可通过商旅平台预订符合自身级别的机票、火车票、住宿及接送站打车服务。消费若符合差旅标准，公司将通过银企直连直接支付给商旅平台，员工无须垫资，也不必获取发票，有效缓解了经济压力。
出差结束后的1~2个工作日，OA系统会推送出差明细清单与差旅补助金额，员工核对无误则出差流程结束；若有异常，可提交异常报告，审核后再次确认完成出差。每月月末，符合规定的差旅补助将经银企直连系统统一打入员工银行账户。商旅平台凭借自动化审批、在线预订及公对公支付等功能，大幅减少人工操作耗时与错误率，让员工得以摆脱繁琐的差旅安排与报销事务，更专注于本职工作。
（二）费用管控程度提升
商旅平台上线后，Z公司差旅费用管理更规范、透明、可靠。平台内嵌差旅标准，依员工职级设定，员工可实时查看，有效避免超标消费。遇特殊情况，如火车二等座售罄，员工因业务需购买一等座，超标部分自行承担。使用商旅平台，能有效杜绝虚假报销与恶意领取补助现象。平台上的消费项目，月末由其统一与Z公司结算开票，消除虚开发票的风险。差旅补助方面，若员工实际行程与申请一致，且交通、住宿均在平台预订，系统自动计算补助金额；反之，员工需通过报账系统自填报销单、附证明领取。这既提升员工使用平台的积极性，强化其遵守差旅规定的意识，又极大减轻财务人员审核差旅费单据的工作量。
（三）挖掘数据价值，为企业赋能
商旅平台与Z公司内部OA系统无缝对接，实时收集、整合差旅数据，助力公司实时监控、分析费用支出。数据覆盖员工出差预订信息、出行轨迹、消费记录等多维度，为深度分析筑牢基础。借助平台的数据分析工具，能深度剖析员工差旅消费行为。比如，分析员工预订机票、酒店、火车票等的偏好，以及对时间和价格的敏感度。由此可识别高费用环节，像员工是否常订高价机票、酒店，有无不必要的额外消费。在成本结构优化上，通过剖析不同部门、职位员工的差旅成本，平台助力企业洞察成本分布结构，揪出成本过高的部门或职位，促使企业调整差旅政策，合理控制费用。行业对标分析时，平台将企业差旅数据与行业基准对比，让企业清晰评估自身在市场中的成本表现。了解与行业平均水平的差距后，企业便能制定更合理的差旅预算与政策，减少不必要的开支，实现差旅成本的高效管控。
四、商旅平台的进一步改进
虽然商旅平台的建立让Z公司在差旅管理中取得了显著成效，但仍存在一些可以改进的地方。为了进一步提升差旅管理的效率，Z公司可以从以下几个方面对商旅平台进行改进。
（一）扩大应用范围
目前，商旅平台仅支持公务出差，对于培训、党组织工作需要发生的差旅费用，即会计科目放到职工教育经费、党组织工作经费的差旅费用无法在商旅平台消费，仍需要报销人按照传统差旅费模式报销。其原因在于培训、党组织工作的差旅标准，领取补助规则与一般公务出差有所不同。例如，培训出差只能领取首尾2天补助，住宿费一般由部门统一预订，无需由个人预订；而党组织工作出差则不能领取补助，住宿标准或更低，管理更加严格。
在商旅平台模式下，公务出差能够稳定运行后，Z公司应当逐步继续优化商旅平台，在风险可控的情况下，扩大应用范围，增加培训和党组织工作的出差，进一步实现数字化赋能。
（二）优化平台资源
Z公司员工出差较多且地点较为分散，目前商旅平台上可选择的协议酒店相对较少，员工反映有些酒店比自己从线下预订要贵，有些偏远地区甚至连非协议酒店都无法订到，需要报销人线下垫资预订酒店。因此，为了进一步增加员工的出差满意度以及提升费用管控程度，Z公司应当进行调研，商旅平台可以进一步拓展与酒店的合作范围，与更多酒店签订协议价，享受大客户优惠，为员工提供便利。在打网约车方面，员工经常反映定位不准、接单少等问题，耽误了时间。Z公司可以加强与网约车公司的合作，签订企业版合同，实现网约车的准确定位以及优先接单，提高差旅的舒适度和满意度。
（三）进一步加强费用管控
首先，Z公司差旅预算控制不够精准。员工出差前申请预算金额，实际却能超支。部分员工为简化流程故意压低预算申请，还有员工临时延长出差却忘改预算，这些都导致部门预算赤字，削弱了预算管理成效。其次，存在少数员工利用平台漏洞违规报销的现象。比如跨市打车、为他人订房用于非本人出差、借平台往返与工作无关之地，或随意多次退票改签造成不必要支出。Z公司需完善商旅平台管控，修补漏洞，严格出差审批流程。再者，员工仍可垫资后报销，难以杜绝虚开发票风险。为规范差旅费用管理，Z公司应逐步要求报销人必须通过商旅平台支付、结算所有差旅费用，确保费用透明可追溯。特殊情况自行消费报销的，需写情况说明并由单位负责人签字。最后，Z公司还应强化对报销人的培训教育，提升其对差旅政策的认知与遵守度，促使报销人自觉遵循差旅政策和财经纪律，严守八项规定。
（四）强化安全意识，保障数据安全
商旅平台涉及大量的企业敏感信息和个人隐私数据，Z公司作为国有企业，数据安全更是至关重要。为了保障数据的安全性和可靠性，Z公司可以加强商旅平台的安全意识和管理措施。例如，可以加强对平台系统的维护和升级，确保系统的稳定性和安全性；可以加强对用户身份的验证和授权管理，防止未经授权的访问和操作；可以加强对数据的备份和恢复管理，确保数据的完整性和可用性等。这使得公司能够更加放心地使用商旅平台，提高差旅管理的安全性和可靠性。
五、结束语
商旅平台在Z公司差旅管理中的应用效果显著，通过集中管理、自动化处理、数据分析等功能，显著提升了差旅管理的效率和效果，解决了报销效率低、报销人体验不佳以及费用管控程度低等问题，提高了报销人的工作积极性和满意度，也使得公司的差旅费用管理更加规范、透明和可靠。差旅管理仍是一个持续改进的过程，Z公司仍有不少提升和改进的空间。随着企业业务的不断发展和变化，差旅管理也面临着新的挑战和机遇。因此，国有企业需要不断优化和完善差旅管理模式和手段，提高差旅管理的效率。
总之，商旅平台在国有企业差旅管理中的应用前景广阔，具有重要的意义和价值。国有企业应该积极引入和应用商旅平台，不断提高差旅管理的效果，为企业的可持续发展提供有力的支持和保障。同时，也需要不断关注差旅管理的新动态和新趋势，积极探索和创新差旅管理模式和手段，为企业的差旅管理注入新的活力和动力。
（文 / 刘韧毅）
（作者简介：刘韧毅，上海理工大学，管理学院，在读硕士研究生。研究方向：财务管理）
参考文献：
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