摘 要：当前时代背景下，各行各业愈加重视人事档案管理工作，研究提高人事档案管理工作开展效率及质量的策略方针，以期为自身发展提供适当的动力。本文从企业人事档案管理开展意义入手，剖析企业目前所开展的人事档案管理工作存在问题，提出对应的改进策略，以供参考与借鉴。
关键词：企业人事档案；管理；问题；对策
快速发展的社会经济背景下，企业间形成更为激烈的竞争局面，进一步凸显人力资源的重要性。而企业在人事管理活动过程中形成的人事档案，具有动态性、客观性、特定性等特点，真实记录着员工个人的信息，是员工客观面貌的有效反映，同时能为员工考察工作的开展提供必要的依据。近年来，由于各企业间呈现出较大的人员流动性，企业必须要重视人事档案管理工作，深入发掘其应有的作用和效能，提高员工忠诚度，从而稳定自身发展。
一、当前时代背景下企业人事档案管理工作开展的意义
综合当前时代背景下开展人事档案管理工作的意义，主要包含：
（一）优化人事管理质量
企业人事管理中，人事档案管理作为一个重要组成，其管理本身是为人事管理服务的。所以，当前时代背景下，企业通过高质量地开展人事档案管理工作，全面、深入地分析员工档案并展开管理，进一步了解员工实际情况，从档案管理出发夯实员工个人发展及企业整体发展的基础。
（二）能够保障员工的合法权益
企业员工日常工作中，企业通过开展档案管理工作能在一定程度上影响企业中员工自身的发展，企业依托人事档案管理流程能够进一步了解员工情况，方便后续人事调动中保证员工岗位与其自身更加适宜。同时，还能以员工档案履历为根据拟定适宜的薪酬。
（三）从档案出发夯实企业开展评优工作的基础
员工个人档案在评优的具体过程中属于重要的评选标准，能为评优工作开展的公正性、公平性提供重要保障。同时，企业人事调动过程中，在调动员工特别是调动重要岗位时，需要全面了解员工档案履历及道德品质等，确保员工具备与就职岗位相符合的综合职业素养及专业技能等，以便其就职后能够高效高质落实工作任务。
二、企业人事档案管理存在的问题
（一）管理制度建设不足
人事档案管理作为企业管理的一项工作，对应的管理制度能为其实际开展过程中的质量提供可靠的保障，同时能督促企业高度重视人事档案管理。但是，综合现阶段各个企业实际发展情况来看，有个别企业由于不太重视人事档案管理，因此在有关人事档案管理的制度建设方面略显滞后，带给企业人事档案管理质量一定的影响。也有部分企业虽然重视人事档案管理，也落实了管理制度的建设，但却没有根据人事档案管理实际情况及时调整制度，导致制度无法满足现有的管理需求，限制了管理制度应有的效能。
（二）信息记载不相一致
现阶段，部分企业人事档案管理中，个别年龄较长的员工身份证办理时间可能偏晚，有关身份信息的记忆不够准确，加之企业本身及员工个人没有高度重视人事档案，在资料填写中可能出现过于随意的情况，或核实不严谨、细致，凭借个人记忆填写的信息有失准确性，造成企业现存的人事档案资料中可能有信息记载不相一致的情况存在。此类情况中尤为突出的一点便是部分员工出生日期与实际情况存在较大偏差，甚至有2～3年的偏差，严重影响着员工选拔及后续退休的时间。当前，国内各省市地区在办理企业职工退休时，都以原劳动和社会保障部“本人身份证与档案记载中存在不一致的出生时间时，需参照最先的档案记载出生时间”规定为根据办理。这样一来，在审核职工档案时极有必要开展“三龄两历”信息确认工作。如员工档案最早记载的日期比身份证日期更早，如果审核档案时不够细致严谨，以身份证年龄为根据办理退休，可能产生未依据退休年龄办理退休的情况，从而影响员工的工龄。
（三）信息登记规定不规范
企业人事档案是对职工基本履历信息、岗位调整和工作经历等内容的集中登记，但往往没有详细记录职工的业绩表现和评价结果，导致人事档案无法成为员工完整工作经历的依据。有关职工的晋升、调动、入党和任免等事宜的开展，需要建立在查阅其人事档案的基础上进行，但在实践过程中可能会有无档可查或无档可依的情况出现。人事档案管理中，部分企业在登记和归档材料中不够及时，可能出现断档。也有部分企业信息登记中存在失真或不完整、不全面的情况，引起档案内容空洞。也有个别企业在职工档案记录中，仅关注奖励而忽略惩处，最终会形成欠缺客观性的档案。
（四）信息化平台建设滞后
信息化时代的到来，诸多行业企业纸质档案大多被电子档案取代，且建立在网络的基础上能够面向全社会共享人事档案资源。但是，也有少数企业在管理档案中引入的手段和方法略显滞后，如仍以“手工操作+纸质化管理”模式为主，限制着工作效率的提升，管理成本更高，且会阻碍人事档案资源价值的体现。也有部分企业虽然紧随时代发展建立了信息化平台，但更新不及时，平台各项功能单一，难以有效体现信息化管理的价值，带给人事档案资源信息化发展一定影响。
（五）管理人员能力有待强化
当前社会背景下，企业在开展人事档案管理工作时对管理人员的要求相比以往有了一定的提升，特别是在推进信息化人事档案管理建设的过程中，面向管理人员提出更为迫切的信息化办公能力要求。但是，综合目前各行各业实际情况来看，有不少企业负责管理人事档案的人员缺乏足够的信息化办公理念、意识和能力，阻碍着档案管理效率质量的提升，不利于企业的进一步发展。
三、企业人事档案管理问题改进对策
（一）完善人事档案管理制度
企业在开展人事档案管理工作时，要想提升工作效率及质量，有必要着重完善人事档案管理制度，为开展管理工作提供必要的指导，依托制度督促全员高度重视人事档案搜集、整理及管理等工作。基于此，企业需严格执行《人事档案管理工作制度》《人事档案工作条例》等规章制度，以人事档案存放要求为根据，做好档案库房、阅档室和办公室的管理工作，确保三室独立。需要明确档案材料收集工作流程，及时督促部门或人员提交缺少的材料，促进工作主动性的提升。同时，在整理中需要精准鉴别、分类档案材料，以《档案收集整理归档制度》相关条例为根据做好归档工作，合理鉴定、筛选档案材料，按属性归档人事档案材料并突出编排有序性，保持整齐的装订。此外，企业需要以现阶段人事档案管理工作情况为根据，酌情调整管理制度，进一步突出管理制度的实效性，确保管理工作的有序开展。
（二）深入发掘档案专项审核作用
企业要重视人事档案专项审核作用的发掘与发挥。人事档案是企业配置人才岗位和职工晋升的关键依据，故而必须确保真实、准确的档案内容，如职工入职时间、出生时间、工作经历、学历学位等基本信息内容，同时依托人事档案专项审核加以核实，为晋升、选拔和任用等提供公平公正性保障。同时，人事档案专项审核中，需要聚焦档案内容有无造假或涂改等情况，是否缺失重要材料，记载的信息前后有无矛盾等，并及时核实处理违规违纪问题，妥善落实业务指导和把关服务工作，在职工从严管理、选人用人不正之风整治中充分发挥人事档案的作用。档案专项审核中认定出生日期信息时，切记“不能重复得利”原则。选择毕业生就业通知书、毕业生转正定级表或作用相同的证实文件作为职工工作参与时间确定的重要依据，或也可依据劳动合同、历年年度绩效考核文件与工资审批单、职称评审文件或带有工作起止时间的合同解除证明等。
（三）突出人事档案管理规范性
当前时代背景下，企业在考核考察人才时引入了更高水平的标准，且离不开人事档案材料的调阅。所以企业人事档案管理人员在收集、整理、登记和归档相关材料时必须保证材料的及时性、准确性和权威性，坚持实事求是，秉承“入档有效、登记有据”原则，突出档案的真实、完整与客观。同时，要及时进行员工档案信息的更新与拓展，如增添个人业务水平、技术专长及工作业绩等方面的内容，方便后续岗位调整等。此外，企业还应注重规范化、标准化人事档案管理模式的建立，以自身实际情况为根据，探索更适宜的人事档案管理方法及系统管理体系，逐一明确并细化档案管理中的职责、制度、保管和借阅条例等规章制度，并严格依据规章制度执行对应的工作。
（四）积极推进档案信息化平台建设
持续推进的人事制度改革背景下，各行各业人员信息管理呈现出远超以往的精细化、科学化与规范化要求，“手工操作+纸质化管理”的传统管理方式已不再适用。该形势下，企业需要积极引入现代化管理系统，整合优化人事档案与工作档案。同时，企业必须将资金投入力度加大，在自身建设发展规划中纳入人事档案管理信息化建设资金投入，同步规划、分步实施、有效利用，依托计划投入方式加大资金筹措力度，以此夯实人事档案信息化建设的基础。此外，保障档案管理信息化建设需求的软硬件资源配置齐全，以档案管理信息化相关要求及技术标准为根据，秉承符合工作需求并实现成本节约的双重理念，突出人事档案管理部门工作设备配置的合理性。值得一提的是，企业还需要深入推进人事档案信息资源的建设，在网络化及数字化手段的运用下构建可共享目录与内容数据库。持续推进档案基础平台建设工作，加大网络建设及管理系统开发力度，在优化建设信息资源共享平台的基础上，促进人事档案信息资源共享化、传输网络化的实现。
（五）定期开展档案管理人员培训工作
人事档案管理人员是企业高效开展人事档案管理工作不可或缺的中坚力量，因此企业必须重视管理人员的培养工作，提高其思想素质、业务能力，保证作风正派。首先，企业应确保人事档案管理工作中人力资源配备充足，为工作人员提供提升自身业务能力的机会。其次，企业需要定期开展培训工作，统一人事档案管理工作标准，加大先进管理理念方法的引进力度，促进管理人员业务能力的提升。同时，在培训工作中落实思想教育，督促管理人员工作作风维持良好。最后，管理人员自身应当树立终身学习理念，虚心学习、请教，持续提升个人业务能力。
四、结束语
综上所述，当前时代背景下，企业人事档案管理工作开展中难免会有一系列问题发生，影响工作开展效率及质量。为优化人事管理质量、保障员工的合法权益、夯实企业开展评优工作的基础，进一步发掘人事档案信息应有的作用价值，企业就必须高度重视并持续改进、优化管理工作，通过完善人事档案管理制度，深入发掘档案专项审核作用，突出人事档案管理规范性，确保档案内容真实有效，积极推进档案信息化平台建设及定期开展档案管理人员培训工作，从全方位入手提高人事档案管理工作开展质量，促进企业自身的健康运营和发展。
（文 / 宋荣军）
（作者简介：宋荣军，山东省阳信县公共就业和人才服务中心，本科，副研究馆员，现在从事公共就业和人才服务工作。）
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