摘 要：人事档案的管理工作和事业单位的人力资源建设密切相关，是促进事业单位良好改革的关键，鉴于此，本文将针对事业单位中人事档案管理的重要意义展开分析，围绕人事档案管理对事业单位的作用以及当前人事档案管理存在的问题，提出优化管理工作的建议，以人事档案管理的优化进一步加强事业单位的改革力度。
关键词：事业单位；人事档案；管理必要性
伴随事业单位的改革工作持续推进，人事档案的管理工作也有待优化。为实现事业单位改革和人事档案管理的协同共进，需要结合事业单位的改革方向和改革目标，对人事档案的管理工作予以调整，解决传统人事档案管理中的常见问题，加强人事档案与事业单位发展建设的衔接性，让人事档案管理在事业单位发展中发挥更多的助力作用。
一、人事档案管理对事业单位运作的意义
（一）个人层面
从个人层面看，人事档案记录了员工在事业单位任职期间的职位变动情况、职称审查情况、薪酬情况等信息，是事业单位开展全年考核评定工作的主要依据，也是管理层了解单位职工的政治面貌、道德水平、工作能力、实际工作表现的主要渠道。
传统的人事档案材料以纸质文件为主要信息媒介，档案管理人员依据在职人员的学历、社会关系、德能勤绩廉等方面的信息在原始纸质文档上做材料分类和整理。传统管理方式的弊端在于其信息查阅和调整的不便捷性，当人员因为岗位调整而发生职位变动时，所涉及的工作经历、工作表现、个人工作成果等内容均需要进行调整，加之纸质材料的可更改性较弱，工作人员无法直接对原始纸质文档进行调整，只能重新制作档案资料，这也加大了人事档案的管理工作量和管理成本。所以出于提高管理效率的目的，在个人层面上要推动相关材料的优化工作，实现档案信息的快速归类和查阅。
（二）人力资源层面
人事档案是个人在职经历和成长情况的材料记录，在进行人力资源调略时，可以根据档案提供的相关信息对调略工作加以细化，实现优质人才的甄别和集中，提升单位的人才质量，强化人力资源管理中的处理效力。
在新时期，人力资源的重要性与日俱增，是支持事业单位改革落实和持续发展的主要资源，管理者也要以在职人员的个人档案信息为依据，建立起科学合理的人事档案制度，提升管理能力。
（三）发展层面
人事档案管理是对事业单位和个人的权益保护，管理人员通过加强对档案的管理，可以提高在职人员个人信息的完整翔实，方便管理层审核职工的个人资质，掌握职工的工作履历，并将相应的人才安排到对应的岗位，实现人才的合理利用。
由此可知，人事档案管理体系建设不单单能够助力事业单位的发展建设现代化、信息化发展，也是有效保障相关组织机构和个人维护合法权益的重要依据。由于人事档案管理自身的特殊性，怎样建设全面、科学、规范、高效的人事档案管理体系，确保其能够符合智慧档案管理和事业单位发展的要求，这是摆在我们面前的一个重要课题。
二、人事档案管理的问题
（一）对于工作的重要性缺乏正确认识
首先，从档案管理工作现状来看，事业单位领导对其重要性缺乏正确认识。因此这项工作没有得到应有的重视，导致工作开展在被动状态下进行收集、整理以及保管，甚至整个管理流程流于形式，也就难以发挥档案资料的价值。其次，因为不够重视，相关制度不够健全，没有制度保障与支持，档案管理工作可谓寸步难行，而专业性与规范性也不足，也就难以满足事业单位发展的实际需求。
（二）数据信息收储效率有待提升
事业单位的职工主要包括事业编人员、编外聘用人员、退休在编人员、退休死亡人员、离职人员等，各类档案复杂烦琐。其中，聘用人员以及在编人员属于人事档案信息收储的重点领域，这类人才通常会涉及调动、晋升、评职称、进修、表彰、离职等事务，所以，信息变化比较频繁。但是从人事档案管理情况来看，由于数据形成收储效率降低，部分关键信息未能及时完善与更新。例如，当有职工离职、调动时，由于信息更新不及时，就可能造成衔接不顺畅等问题，这样就会影响到人才的职业发展。
（三）安全防护不足
尽管管理人员自身操作不当会引发档案安全问题，但引发档案安全隐患的主要原因在于系统本身的漏洞。系统是通过工程师进行设计开发，事业单位由于缺乏人才队伍，资源库一般是由第三方公司设计和维护，如果中断与第三方的合作，事业单位自身很难对数字档案进行维护。如部分事业单位的档案库就一直沿用旧版本，档案库的架构十分落后，也让事业单位的数字档案在信息服务能力、安全等级方面存在巨大的局限性，其在新时代下必然会暴露出一定的漏洞与缺陷。与此同时，在大数据技术的加持下，黑客攻击、木马病毒的危害进一步增大，倘若不能及时针对漏洞进行修复，则极为容易导致计算机系统遭受破坏。
三、人事档案管理的优化策略
（一）加快档案信息资源整合
人事档案管理体系建设工作关系到社会中不同人事档案管理的形成主体，同时也包含了档案材料的采集标准、整合方式、归属流向、管理机制等复杂问题，所以应当做好人事档案管理的前端控制、全程监督以及深度挖掘，在这一前提下进一步优化档案信息，真正做到增加人事档案管理存量和优化人事档案管理结构协同推进，确保人事档案管理安全和推进人事档案管理共享协同推进。首先，在做好传统档案管理的基础上积极拓展人事档案管理体系建设的新领域，提前制定好多元化发展战略，确保人事档案管理能够真正在事业单位各个领域中发挥出价值和作用。其次，应当在整合人事档案管理的基础上努力开辟档案管理新模式，推进实施人事档案管理体系建设的联盟发展策略，确保人事档案管理能够得以更加高效地利用。最后，应当在建立档案管理网络的基础上拓宽人事档案管理的传输共享交互平台，借助于云计算等技术对相关数据信息予以全面整理分析，根据事业单位发展的实际需求带来更加具有针对性的档案服务，不断提升人事档案管理对单位建设及发展的服务质量，让人们可以通过更加便捷化的途径来享受档案馆提供的信息服务。结合实际制定人事档案管理体系建设的技术创新方案，确保人事档案管理可以在利用查询时发挥作用。
（二）强化档案标准体系建设
人事档案管理体系建设过程中，不能够仅仅重视传统档案管理的实际情况，还需要进一步拓展到其他各个组织机构等不同类型的档案中来，从而更好地对人事档案管理予以合理划分，按照国家提出的规范开展好此项工作。人事档案管理体系建设一般来说涉及三个层面的内容，包括管理、业务等方面。管理层面的标准涉及事业单位发展标准，清楚规定档案管理工作人员的岗位职责，借助于明确的制度来要求档案材料的采集归档期限、内容以及相关要求，促进档案工作效率提升；而业务层面的标准不单单包含了术语标准以及电子文件，同时针对不同类型的档案材料，不仅应当根据同类型单位的管理标准，确保档案数据的规范化管理。同时还需要积极推进落实试点工作，依托于小范围试点来了解人事档案管理体系建设过程中存在的问题，制定有针对性的解决方案，如根据档案信息量、档案复杂度、档案保密度、档案共享等。在智慧化档案管理的硬件设施、设备方面作出完善，包括但不限于服务器、终端计算机、扫描仪、专用数据存储设备、信息安全硬件设备、专用内部网络等，都应当配置到位。
（三）推进档案服务工作创新
人事档案管理体系的建设必须要符合事业单位深化改革背景下档案管理工作集成化、社会化以及规范化的特征，全面深入研究不同档案材料在档案管理工作中的适用性，同时将各个档案管理系统与人事档案管理传输共享系统进行连接，从整个平台着手推进档案服务工作的创新发展。一方面，在人事档案管理数据库建设的前提下确保各类档案材料都能够全面准确进行收集和归档，将相关权力下放，确保更多人事档案管理可以发挥出自身价值，对于管理系统来说应当积极与供应商之间沟通交流，推进合作深度，结合档案使用者的差异化需求开发更多具有针对性的管理系统，进一步丰富档案管理信息化平台的功能。另一方面，应当主动开展好用户需求调研工作，借助于事业单位发展高效化管理平台中所收集存储的用户数据，除了基本信息资源服务以外，需要和人事档案管理体系相结合提供有针对性的服务，构建更加标准化、统一化的档案信息服务平台，同时应当对平台的交互设计予以优化，促进使用者体验感不断提升，让档案管理工作朝着更加智能化的方向发展。
（四）构筑档案安全管理体系
构筑档案安全管理体系的重点在于解决短板、完善配套，必须要着重处理好如下几方面工作：首先，要处理好思想认识陈旧的问题，不断更新档案安全观念。从多维与发展的角度出发审视档案管理安全，从单位内部朝着单位之外延伸，注意打造留痕阅览模式，关注档案调阅人员的身份、访问目的、访问次数、访问的材料内容等。从纸质档案安全朝着数字档案安全拓展，从重视静态安全管理朝着动态安全管控延伸，不单单要确保档案室内实质档案的安全完整，还应当关注数字化档案数据信息的安全，在档案信息的采集与传输过程当中，可以采用VPN技术，通过建立专门的信息安全通道，防止档案信息被窥探。在档案的存储过程当中，又应当综合性的应用好防火墙、入侵检测、数据加密等技术。在档案的访问、调阅过程当中，还需要采用身份认证、访问控制、数据溯源等技术，从而防止档案被非法的窃取。
其次，应当着重处理好制度缺失的问题，促进档案管理实际效率不断提升。提前构建有针对性的档案安全管控体系，针对自然灾害、人为因素、技术影响等各种影响因素制定有针对性的安全防控策略，同时制定应急管控机制，对可能出现的突发状况予以有效防控，配合完善的善后处理制度，清楚规定受损人事档案管理的修复措施，构建应急演练体系，不定期开展防灾应急演练活动，进一步增强风险应对能力。
四、结束语
人事档案管理是事业单位管理的重要组成部分，事业单位改革必须与人事档案管理创新同步推进，为了能更好地发挥人事档案管理的作用，必须全面提升人事档案工作质量，建立人事档案创新管理机制，建立人事档案管理与社会保险数据共享，加强人事档案电子化管理，发挥信息技术化管理优势，持续推动事业单位发展。
（文 / 陆永玲）
（作者简介：陆永玲，广西壮族自治区南宁树木园，馆员，大学，学士学位，主要研究方向：人事档案。）
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